Hãy Nêu tên các bước công việc của tổ chức đàm phán

Tổ chức đàm phán là việc tổ chức 1 cuộc đối thoại giữa 2 hoặc niều bên nhằm giải quyết các vấn đề mà các bên cùng quan tâm nhưng chưa đạt được sự thống nhất.

Nội dung: Nhìn chung, các công việc phải làm trong tổ chức đàm phán là một loạt các công việc có liên quan đến việc lập và thực hiện kế hoạch. Do đó, khi nói đến tổ chức đàm phán, chúng ta chỉ cần nói là tổ chức lập và thực hiện kế hoạch đàm phán là đủ. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc nghiên cứu và áp dụng, trong phần này, tổ chức đàm phán bao gồm các bước

– Tổ chức thu nhập và xử lí thông tin: Đây là khâu mở đầu của mọi quá trình. Nó liên quan đến các vấn đề như: đánh giá địa vị, uy tín và khả năng của bản thân doanh nghiệp cũng như của đối tác đàm phán. Thông tin phục vụ trước hết cho quá trình lập kế hoạch đàm phán và hơn nữa đươc sử dụng để ra những quyết định điều chỉnh trong quá trình đàm phán.

-Tổ chức nhân sự của quá trình đàm phán: Là khâu lựa chọn nhân sự đại diện cho tổ chức tham gia vào quá trình đàm phán, có vai trò rất quan trọng, có thể quyết điịnh đến kết quả của đàm phán, tạo dựng mối quan hệ với đối tác. Việc lựa chọn nhân sự cho đàm phán phụ thuộc vào giới hạn của ngân sách và nội dung đàm phán

-Tổ chức lập kế hoạch, xây dựng chương trình đàm phán: Việc lập kế hoạch và xây dựng chương trình đàm phán là công việc liên quan đến sự chuẩn bị của nhóm cũng như của từng cá nhân. Đây là bước để xác định và cụ thể hoá chiến lược đàm phán theo 1 trình tự và chương trình này phải được các bên nhất trí tuân thủ thực hiện.

– Tổ chức nghỉ ngơi giải trí trong đàm phán: Hoạt động nghỉ ngơi giải trí là 1 trong những bộ phận cấu thành của chương trình đàm phán. Việc nghỉ ngơi hợp lý sẽ giúp cho chương trình đàm phán diễn ra thuận lợi và ngược lại. Cần phải đảm bảo hoạt động nghỉ ngơi giải trí có hiệu quả và tiết kiệm đuợc thời gian, chi phí cho các bên.

Ví dụ : Hoạt động thu thập thông tin trong đàm phán

Thông tin là yếu tố then chốt quyết định thắng lợi trong đàm phán. Việc tim kiếm các thông tin giúp chúng ta có được sự đánh giá chính xác về đối thủ, vị thế của chúng ta trong đàm phán cũng như các yếu tố tác động tới quá trình đàm phán. Từ đó chúng ta có thể dự đoán các tình huống có thể xảy ra, xây dựng một chiến lược, kế hoạch đàm phán thích hợp từ đó đạt được kết quả tốt đẹp cho tất cả các bên đàm phán.

Cần phải tiến hành thu thập thông tin trước và trong cả quá trình đp để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời. Trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế, để chuẩn bị cho 1 cuộc dp chúng ta cần phải thu thập thông tin về các vấn đề như :

  • Thông tin về hàng hoá: giá trị, công dụng, các tính chất của hàng hoá; các yêu cầu của thị trường đối với hàng hoá và tình hình cạnh tranh, chu kỳ sống của sản phẩm …
  • Thông tin về thị trường, giá cả hàng hoá: tìm hiểu về các kênh phân phối, chiều hướng thay đổi của giá cả, thị hiếu của người tiêu dùng …
  • Thông tin về đối tác: khả năng tài chính của công ty, khả năng chuyên môn về ngành hàng, tiềm lực, uy tín của công ty đối tác, thành phần đoàn đàm phán của đối tác…
  • Thông tin về cơ chế pháp lý XNK trong nước: cơ chế quản lý XNK ở VN thường thay đổi, do đó cần thu thập thông tin thường xuyên để có những phản ứng, thay đổi thích hợp
  • Thông tin về điều kiện vận tải: tìm hiểu thông tin về các phương tiện vận tải thích hơp, chi phí cũng như uy tín của các cơ quan vận tải
  • Những thông tin khác: như tình hình lạm phát, đình công, thiên tai gây ảnh hưởng tới cung cấp nguyên liệu. chiến tranh …

Thông tin cần thiết phải được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như:

  • Qua sách bảo, tạp chí, tài liệu sẵn có
  • Điều tra doanh nghiệp
  • Hội chợ, triển lãm.
  • Đại sứ quán, thương vụ, các trung tâm xúc tiến, quan hệ cá nhân
  • Tình báo kinh tế
  • Hội thảo, tọa đàm
  • Trong quá trình đàm phán đặt ra các câu hỏi, lắng nghe các ý kiến, phát biểu của đối tác ….

Sau khi thu thập thông tin, cần sắp xếp, phân loại và xử lý thông tin thích hợp, phụ thuộc vào: Chất lượng thông tin, trình độ người đi thu thập thông tin, phương pháp xử lý, phương pháp mô tả.