Hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Đây là tài liệu hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Văn bản này được phát hành bởi Bộ nội vụ. Để không làm định dạng văn bản nên chúng tôi để nguyên cấu trúc văn bản và chuyển sang định dạng ảnh, và các bạn cũng có thể tải văn bản này về để xem dưới định dạng word. Link tải

Chương 1. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Điều 2. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.

Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1. Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

2. Kiểu trình bày

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

4. Vị trí trình bày

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.

Chương 2. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Chương 3. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO

CHỮ VIẾT TẮT

PHỤ LỤC II. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

PHỤ LỤC III. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN

PHỤ LỤC IV. MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO

PHỤ LỤC V. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

Mẫu 1.1 Nghị quyết (cá biệt)

Mẫu 1.1.1 –  Nghị quyết (cá biệt) của Thường trực HĐND

Mẫu 1.1.2 – Nghị quyết của Hội đồng quản trị

Mẫu 1.2 – Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)

Mẫu 1.3 – Quyết định (cá biệt) (quy định gián tiếp)

Mẫu văn bản (Ban hành kèm theo quyết định)

Mẫu 1.4 – Văn bản có tên loại khác

Mẫu 1.5 – Công văn

Mẫu 1.6 – Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) của Thường trực HĐND

Mẫu 1.7 – Văn bản có tên loại của các Ban HĐND

Mẫu 1.8 – Văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội

Mẫu 1.9 – Công điện

Mẫu 1.10 – Giấy mời

Mẫu 1.11 – Giấy giới thiệu

Mẫu 1.12 – Biên bản

Mẫu 1.13 – Giấy biên nhận hồ sơ

Mẫu 1.14 – Giấy chứng nhận

Mẫu 1.15 – Giấy đi đường

Mẫu 1.16 – Giấy nghỉ phép

Mẫu 1.17 – Phiếu chuyển

Mẫu 1.18 – Phiếu gửi

Mẫu 1.19 – Thư công

Mẫu 2.1 – Bản sao văn bản