Trình bày Những vấn đề cần nắm vững trong hợp đồng kinh doanh quốc tế

1. Tên, địa chỉ, người đại diện, ngày tháng lập hợp đồng.

– Tên, địa chỉ người đại diện tham gia hợp đồng phải rõ ràng

– Đối với các đối tác nước ngoài thì cần phải chú ý thêm số điện thoại, số fax, số hiệu tài khoản (để thẩm định và kiểm tra đối tác)

– Cần phân biệt giữa ngày lập hợp đồng với ngày ký kết hợp đồng và thời gian có hiệu lực của hợp đồng. Trong đó thời hạn hiệu lực hợp đồng là căn cứ để xác định thời điểm phát sinh trách nhiện và quyền lợi của các bên.

2. Ngôn ngữ sử dụng, số bản, độ chính xác của các bản hợp đồng.

– Các bên cần thỏa thuận những ngôn ngữ nào được sử dụng trong việc soạn thảo hợp đồng. Trong hợp đồng kinh doanh quốc tế, các loại ngôn ngữ thường sử dụng là tiếng Anh, Nga, Pháp, Trung quốc, Nhật bản, và ngôn ngữ của nước sở tại. Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng phải đảm bảo tính nguyên dạng khi dịch thuật và tính “thích hợp”theo kiểu tư duy của bên.

– Cần chú ý tính thống nhất và chính xác của các bên để tránh tình trạng hiểu sai lệch nội dung công việc.

– Văn phong sử dụng trong hợp đồng là văn phong sử dụng trong các văn bản pháp luật có liên quan.

– Từ ngữ sử dụng phải phổ thông, đơn giản và dễ hiểu.

– Cách trình bày vấn đề ngắn gọn và rõ ý.

3. Đối tượng của hợp đồng

– Đối tượng của hợp đồng phải được nêu bằng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu.

– Đối với các hợp đồng xuất nhập khẩu, đối tượng của hợp đồng chỉ là hợp pháp khi đó là những hàng hóa được phép xuất nhập khẩu. Đối với những hàng hóa bị cấm thì hợp đồng trở thành vô hiệu.

– Đối với hợp đồng đầu tư, đối tượng của hợp đồng là các hoạt động đầu tư quốc tế trong phạm vi những quy định của Nhà Nước.

– Đối với họat động chuyển giao công nghệ, công nghệ nhập khẩu phải là công nghệ mới hoặc công nghệ còn ít nhất 80% giá trị sử dụng.

4. Đơn vị tính toán.

– Số lượng vật tư, hàng hóa phải được ghi chính xác theo sự thỏa thuận của các bên. Đơn vị đo lường là các đơn vị tính toán hợp pháp của Nhà nước đối với từng loại hàng như : Kg, tấn, tạ, yến,………

– Nếu ghi trọng lượng thìa phải ghi cả trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.

– Nếu hợp đồng có mua bán nhiều loại hàng hóa khác nhau thì chú ý ghi riêng số lượng và trọng lượng của từng loại, sau đó ghi tổng giá trị.

5. Chất lượng quy cách hàng hóa

Yếu tố này chủ yếu gắn với các hợp đồng xuất – nhập khẩu. Hợp đồng phải ghi rõ phẩm chất, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích thước, màu sắc, mùi vị, độ ẩm, tạp chất … nhưng tùy từng loại hàng mà hai bên có thể thỏa thuận về các điều kiện phẩm cách và quy cách cho phù hợp.

Có 3 phương pháp quy định chất lượng hàng hóa phổ biến là:

a. Căn cứ vào tiêu chuẩn để thỏa thuận chất lượng. Thông thường sản phẩm công nghiệp được tiêu chuẩn hóa thông qua các tiêu chuẩn kỹ thuật như: tiêu chuẩn Nhà nước (TCNN), tiêu chuẩn địa phương, tiêu chuẩn ngành kinh tế (TCN), tiêu chuẩn (ISO 9000).

b. Nếu hàng hóa chưa được tiêu chuẩn hóa các bên phải thỏa thuận chất lượng bằng sự mô tả hàng hóa, khống được dùng các khái niệm chung chung khó quy trách nhiệm khi vi phạm như “chất lượng phải tốt”, “hàng hóa phải đảm bảo”, “hàng phải khô” hay “còn ăn được”.

c. Với hàng có chất lượng ổn định thường được thỏa thuận theo mẫu hàng, đó là hàng được sản xuất hàng loạt. Nguyên tắc chọn mẫu:

– Phải chọn mẫu của chính lô hàng ghi trong hợp đồng;

– Mẫu hàng phải mang tính chất tiêu biểu cho loại hàng đó;

– Số lượng mẫu ít nhất là 3, mỗi bên giữ 1 và người trung gian 1.

Mẫu hàng là bộ phận không thể tách rời hợp đồng nên phải “cặp chì”, đánh dấu, ghi sổ hợp đồng vào mẫu để đề phòng mất mát và tránh tranh chấp xảy ra.

Ngoài 3 phương pháp kể trên, thực tế nhiều hợp đồng còn áp dụng các phương pháp:

– Xác định chất lượng theo điều kiện kỹ thuật, bao gồm đặc tính kỹ thuật cụ thể, mô tả loại vật liệu sản xuất ra hàng hóa, nguyên tắc và phương pháp kiểm tra, thử nghiệm.

– Xác định sau khi xem sơ bộ: Trong hợp đồng phương pháp này thể hiện bằng những từ “đã xem và đồng ý”. Người mua được quyền xem toàn bộ lô hàng trong 1 thời gian quy định. Người bán bảo đảm chất lượng hàng như người mua đã xem và đồng ý. Thực tế, người bán không chịu trách nhiệm về hàng đã được giao nếu trong đó có những yếu điểm mà người mua không phát hiện ra khi xem và không báo trước khi thực hiện hợp đồng. Phương pháp này áp dụng trong đấu giá và thường là hàng lấy từ kho ra.

– Xác định theo hàm lượng chất trong hàng hóa. Phương pháp này đòi hỏi hợp đồng quyết định bằng % lượng cho phép tạp chất. Áp dụng với hàng kim loại, hợp kim, quặng, dầu …

– Xác định hàng theo sản lượng thành phẩm. Hợp đồng lập chỉ số lượng sản phẩm cuối cùng từ nguyên liệu như bột đường từ gạo, dầu từ hạt … Chỉ số này quy định bằng tỷ lệ tương đối hay bằng đại lượng tuyệt đối.

– Xác định theo nhãn hiệu hàng hóa. Áp dụng hàng có đăng kí chất lượng và có uy tín trên thương trường.

– Xác định theo trọng lượng tự nhiên. Áp dụng cho hàng ngũ cốc

– Xác định theo biểu kê các thông số kỹ thuật. Phải nêu tên tổ chức , cá nhân lập biểu kê và viện dẫn những chỉ số cơ bản của biểu kê.

– Xác định theo hiện trạng hàng hóa. Áp dụng cho hàng hóa tươi sống có mùi vị, màu sắc, độ chin không ổn định. Người bán không chịu trách nhiện về tình trạng xấu khi vận chuyển.

– Xác định theo phẩm chất bình quân tương đương. Áp dụng cho hàng ngũ cốc, thực phẩm.

6. Bao bì, mã hiệu hàng hóa

Thường gắn với hợp đòng xuất nhập khẩu hoặc gia công hàng hóa. Bao bì không chỉ có chức năng bảo quản mà còn chức năng thông tin, thẩm mỹ, khuếch trương sản phẩm. Trong điều kiện kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất quan tâm đến chất lượng và và hình dáng bao bì về kích cỡ, chất lượng, đóng gói hàng hóa, ký mã hiệu. Nội dung kí mã hiệu phải đầy đủ các dấu hiệu đặc trưng từng loại hàng: tên hàng, cơ sở sản xuất, số lượng, ngày sản xuất, hết hạn, cách vận chuyển, bảo quản,…

Trong hợp đồng cần phân biệt bao bì bên ngoài (hòm, hộp cacton, container…) và bao bì bên trong gắn với hàng hóa và các điều kiện giá cả bao bì liên quan.

7. Thời gian giao nhận

Gắn với hợp đồng mua bán ngoại thương. Cụ thể:

– Thời gian giao nhận: ghi rõ thời gian cụ thể trong hợp đòng, chia theo đợt, ngày, tháng … Có thể lập phụ lục với lịch giao nhận chi tiết gắn với tình hình thực tế. Nếu giao nhận thường xuyên thì cần chia theo yêu cầu của bên mua để đáp ứng yêu cầu của thị trường, không cần dàn đều theo quý, tháng,..

– Địa điểm giao nhận: thỏa thuận địa điểm phù hợp với khả năng đi lại của phương tiện vận chuyển, cố gắng giao hàng thẳng từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ bỏ các khâu trung gian không cần thiết

Trách nhiệm và chi phí vận chuyển do 2 bên thỏa thuận.

– Phương thức giao nhận: Nguyên tắc đầu giao và đầu nhận áp dụng cùng phương thức. Nếu vận tải liên vận thì bên vận tải phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa ở đầu nhận và đầu giao cuối cùng.

– Điều kiện của người đại diện đến nhận hàng: Phải xuất trình các giấy tờ đảm bảo tin tưởng để nhận hàng:

+ Giấy giới thiệu của cơ quan bên mua;

+ Phiếu xuất kho của cơ quan bên bán;

+ Chứng minh nhân dân;

+ Các loại giấy tờ khác nếu cần: vận đơn, L/C, …

Với hợp đồng liên danh, cần chú ý đến tiến độ góp vốn bảo đảm không sai lich trình làm chậm quá trình triển khai dự án

8. Bảo đảm và hướng dẫn sử dụng

Mỗi loại hàng có đặc điểm, quy cách, tính chất kỹ thuật riêng. Do đó bên mua và bên bán cần thỏa thuận thời gian, trách nhiệm bảo hành cụ thể. Cần chú ý những trường hợp bảo hành không phổ biến như: phụ tùng thay thê, thiết bị chống mòn, sự hao mòn tự nhiên của thiết bị, thiệt hại do bảo dưỡng không đúng hoặc cẩu thả, xếp hàng lên xe quá trọng tải, sử dụng sản phẩm không đúng quy định … Trường hợp máy móc thiết bị nhập khẩu, thì điều khoản này rất quan trọng vì tạo điều kiện bên mua rút ngắn thời gian đưa vào sử dụng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên nếu thiết bị bị hỏng không do người bán sản xuất thì người bán sẽ giưới hạn trách nhiệm ở việc cung cấp những thiệt hại xảy ra với điều kiện người bán phải cung cấp chính xác về phạm vi trách nhiệm của người cung cấp máy móc thiết bị đó.

9. Giá cả

Đối với hợp đồng XNK, khi định giá hh cần nêu rõ đồng tiền tính giá, phương pháp đánh giá và các đk bảo đảm giá hh. Một vấn đề thường được quan tâm nhất trong hợp đồng là mức giá bao nhiêu là có thể ký kết được.

a, Xác định đơn giá tính giá

Căn cứ vào tính chất hàng hóa và tập quán buôn bán trên thế giới để xác định đơn vị tính giá như:

– Dựa vào đơn vị đo lường phổ biến cho mặt hàng đó như: kg, tấn, đo trọng lượng; m, lít, m3, đo thể tích; chiếc, tá, trăm…đo số lượng vật rời.

– Đối với quặng, hóa chất có thể căn cứ vào một đơn vị trọng lượng,kèm với hàm lượng thành phần chính trong hàng hóa

Nếu tính giá theo trọng lượng phải quy định rõ trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì hay trọng lượng cả bì coi như tịnh. Hai bên cũng cần thỏa thuận về giá bao bì có được trong giá hàng hóa không.

b, Đồng tiền tính giá

Giá hàng hóa có thể được tính bằng đồng tiền của quốc gia bên bán, bên mua hoặc của nước thứ ba. Việc chọn đồng tiền thanh toán cũng chịu ảnh hưởng lớn của tập quán buôn bán quốc tế. Ví dụ, trong mua bán cao su, kim loại, người ta tính bằng đồng bảng Anh; trong hợp đồng mua bán sản phẩm dầu mỏ, lông thú tính bằng USD.

Nhìn chung, các bên thường sử dụng đồng tiền có khả năng chuyển đổi cao và tương đối ổn định. Trong trường hợp đồng tiền thanh toán có thể biến động, cần thỏa thuận trước điều kiện đảm bảo giá theo những biến động do thay đổi tỷ giá hối đoái gây ra.

c, Phương pháp định giá

Vì thời điểm ký kết và thời gian thực hiện hợp đồng không giống nhau, thậm chí rất khác biệt cho nên các bên tham gia hợp đồng phải thỏa thuận phương pháp định giá sao cho thích hợp.

– Giá cố định thường được quy định khi ký kết và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.

– Giá di động được xác định vào thời điểm ký hợp đồng nh sau đó có thể được điều chỉnh lại nếu thấy trên thị trường giá mặt hàng này đã thay đổi vào thời điểm giao hàng. Loại giá này thường quy định với mặt hàng lương thực, thực phẩm, nguyên liệu cung cấp theo hợp đồng dài hạn.

– Giá trượt là giá tính vào thời điểm thực hiện hợp đồng bằng cách xem xét lại giá cơ sở trong hợp đồng có tính đến mức biến động chi phí sản xuất trong quá trình thực hiện hợp đồng. Giá trượt thường được áp dụng đối với những mặt hàng có thời gian sản xuất khá dài như thiết bị công nghiệp, tàu biển,…

– Giá quy định sau là giá được xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng. Trong hợp đồng chỉ thỏa thuận những điều kiện và nguyên tắc định mức giá.

Đối với hợp đồng mua bán máy móc, thiết bị, cần phải có giá ghi chi tiết từng bộ phận hoặc dây chuyển sản xuất để tránh tình trạng bên nước ngoài nâng giá máy móc, thiết bị. Việc ghi giá chi tiết còn là căn cứ để cơ quan thẩm định đánh giá được tình trạng máy móc, thiết bị và giá chuyển giao có phù hợp với mặt bằng giá thế giới hay không. Việc xác định chính xác giá chuyển giao công nghệ là cơ sở để đánh giá đúng tỷ lệ góp vốn của bên nước ngoài trong vốn pháp định của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để tính toán mức lợi nhuận và việc bố trí cán bộ tham gia hội đồng quản trị hợp lý.

10. Điều khoản thanh toán

a, Đồng tiền thanh toán

Đồng tiền thanh toán thường là các ngoại tệ chuyển đổi tự do như đồng Đôla Mỹ,Yên (Nhật), Frăng (Pháp), Bảng (Anh), DM (Đức). Việc lựa chọn đồng tiền thanh toán phải thận trọng vì có sự biến động của tỷ giá hối đoái. Chẳng hạn, đồng Yên Nhật đang lên giá, vì vậy, việc vay tiền, thanh toán phải thận trọng để tránh tình trạng thiệt hại về mặt lợi ích. Có trường hợp một doanh nghiệp XNK vay đồng Yên và trả bằng Đôla Mỹ để mua tàu biển. Doanh nghiệp này tiến hành thanh toán tiền trong 4 năm. Trong quá trình thanh toán, do đồng Yên mất giá so với Đôla Mỹ, doanh nghiệp này phải trả gần như xong nợ nhưng vẫn còn nguyên gốc.

b, Thời hạn thanh toán

Trong hợp đồng các bên thường xác định thời hạn thanh toán cụ thể. Nếu thời hạn không được ấn định một cách trực tiếp hoặc gián tiếp thì việc thanh toán sẽ được tiến hành sau một số ngày nhất định kể từ ngày người bán thông báo cho người mua về việc hàng chuyển sang quyền sở hữu của người mua.

c, Phương thức thanh toán

Việc thanh toán hợp đồng được tiến hành theo các phương thức sau đây:

– Thanh toán bằng trao đổi hàng

– Thanh toán thông qua phương thức chuyển tiền

– Thanh toán thông qua phương thức nhờ thu

– Thanh toán thông qua phương thức L\C

– Thanh toán thông qua phương thức ghi sổ

– Thanh toán thông qua phương thức thư đảm bảo trả tiền

Mỗi phương thức thanh toán trên có những đặc điểm nhất định, vì vậy phải thận trọng khi lựa chọn phương thức thanh toán sao cho hợp lý nhất. Hiện nay phương thức thanh toán L\C là phương thức được sử dụng phổ biến nhất.

11. Điều khoản về khiếu nại và trọng tài

Điểm cần chú ý ở đây là thủ tục khiếu nại và cách thức giải quyết khiếu nại. Cơ quan trọng tài nào sẽ giải quyết khiếu nại. Lúc nào thì các bên tiến hành khiếu nại. Các tổ chức đó phải đảm bảo được các bên chấp nhận. Trọng tài xử lý có thể là trọng tài Việt Nam, trọng tài nước ngoài hoặc trọng tài quốc tế. Nếu đối tác chỉ sẵn sàng đồng ý với một tòa án nước ngoài thì tòa án phải thuận tiện cho việc kinh doanh về địa điểm, các mối quan hệ và khả năng xử lý sự việc xảy ra. Tòa án nước ngoài được chọn nên ở trên lãnh thổ của nước có các tài sản của đối tác để trong TH cần thiết, những tài sản này có thể mang ra để thực hiện hợp đồng. Nếu quyền tài phán của tòa án một nước mà phía đối tác không có tài sản gì thì phải chọn tòa án ở nước mà ít nhất các quyết định của tòa án đó phải được thừa nhận và có hiệu lực ở nước mà đối tác có tài sản. Tuyệt đối tránh các điều khoản về tòa án có tính chất “duy nhất” trử TH chúng thực sự thuận lợi vì những nguy cơ về tòa án “ duy nhất” rất tiềm tàng trong xét xử dễ gây thiệt hại cho các bên.

12. Điều khoản về các trường hợp bất khả kháng

Trong TH bất khả kháng thì giải quyết như thế nào? Trách nhiệm của các bên được miễn giảm ra sao? Tất cả các TH này đều phải có giải trình chi tiết trong hợp đồng.

13. Hình thức của hợp đồng:

Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế phải được ký kết dưới hình thức văn bản. Những nước nêu ra quan điểm này là một số nước có nền kinh tế đang chuyển đổi như Việt Nam. Điều 27 khoản 2 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 quy định: “Mua bán hàng hoá quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng các hình thức có giá trị pháp lý tương đương”. Các hình thức có giá trị pháp lý tương đương ở đây bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu và các hình thức khác theo quy định của pháp luật (điều 3 khoản 15 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005).

14. Quy định pháp luật

Để giảm thiểu rủi ro trong các hợp đồng quốc tế, doanh nghiệp cần am hiểu luật pháp và chủ động xây dựng hợp đồng trước khi đàm phán và ký kết. Trước khi tiến hanh ký kết hợp đồng kinh doanh với các đối tác nước ngoài, nhất thiết phải xem xét và nắm vững các quy định pháp luật về hợp đồng của nước đó. Khi ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế, các doanh nghiệp nên thỏa thuận với đối tác để luật điều chỉnh hợp đồng là luật của nước mình. Có như thế, khi có tranh chấp xảy ra, sẽ đỡ mất thời gian tìm hiểu pháp luật nước ngoài và có thêm lợi thể để giải quyết các vướng mắc phát sinh.

15.. Các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms)

Incoterms là chữ viết tắt của các điều kiện thương mại quốc tế (International Commercial Terms). Tập sách nhỏ này, ra đời năm 1953, ban đầu xác định 9 điều kiện thương mại, hai điều kiện quen thuộc nhất là FOB (giao hàng lên tàu tại cảng đi) và CIF (giao hàng qua mạn tàu – tại cảng đến) và với mỗi điều kiện, liệt kê nghĩa vụ của người bán và người mua dưới hình thức rất đơn giản: “người mua có nghĩa vụ …, người bán có nghĩa vụ …”.

Các Incoterms tạo ra sự giúp đỡ quý báu trong đàm phán, với điều kiện tôn trọng các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Ghi rõ là hiểu theo Incoterms năm nào. Trong hợp đồng hãy ghi rõ: “FOB” (hay CIF/C&F v.v…) Incoterms năm …”. Nhất thiết phải ghi chữ INCOTERMS: bao hàm ý là doanh nghiệp chiểu theo bản quy định của Phòng Thương mại quốc tế.

Nguyên tắc 2: Các điều kiện Incoterms chỉ mang tính chất bổ sung.

Ý chí rõ ràng của các nhà soạn thảo là dùng Incoterms bổ sung cho sự thiếu chính xác trong hợp đồng. Điều này chỉ có nghĩa là áp dụng Incoterms khi không có quy định cụ thể của hợp đồng. (Điều 5 của Incoterms: Mọi quy định trong quy tắc phải nhường bước cho các quy định riêng được các bên đưa vào hợp đồng).

Nguyên tắc 3: Incoterms không giải quyết tất cả mọi mối quan hệ.

Hãy hiểu rõ các giới hạn của Incoterms. Chúng dự tính chỉ một số nội dung. Ví dụ, chúng chỉ quy định chuyển giao rủi ro chứ không hề quy định chuyển giao sở hữu. Chuyển giao sở hữu do các bên tham gia hợp đồng thỏa thuận.