Trình bày Nội dung của các giai đoạn đàm phán trong lĩnh vực kinh tế và kinh doanh quốc tế và Lấy ví dụ minh họa

Căn cứ vào nội dung, một cuộc đàm phán được chia thành các giai đoạn như sau. (ví dụ đã lồng ghép trong nội dung)

1. Chuẩn bị.

Trong giai đoạn này người ta lập kế hoạch, chương trình và chuẩn bị các thông tin cho cuộc đàm phán. Thông thường giai đoạn này quyết định đến 70% thành công cuộc đàm phán. Do đó, thành công việc của giai đoạn chuẩn bị thường được giao cho những chuyên gia có trình độ cao. Nội dung chủ yếu của giai đoạn này bao gồm các công việc sau đây.

  • Xác định mục tiêu của đàm phán với các mức độ khác nhau, thường có 3 mức độ: Mỹ mãn- quá mức kỳ vọng, tốt đẹp, Chấp nhận được
  • Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu bộ phận trong đó có những mục tiêu được ưu tiên, điều này cần phải được giữ bí mật với đối phương
  • Chọn nơi gặp gỡ đàm phán, địa điểm đàm phán phù hợp cho cả hai bên, chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, phòng
  • Tính toán(dự kiến trước ) các khả năng khác nhau có thể xảy ra trong đàm phán từ đó tìm các cách giải guyết hợp lý nhất làm như vậy vừa là do đối phương yêu câu vừa thể hiện sự “nhún” một bước đông thời làm tăng thêm lòng tự tin cho các nhà đàm phán.
  • Tìm hiểu sở trường và sở đoản của đối phương cụ thể là cần biết đối phương muốn gì và họ thiếu gì. Cái gì là quan trọng với họ , cái gì họ thừa.. trên cơ sở đó các nhà đàm phán có thể thiết kế các cách thức chi phối và thuyết phục trong thương lượng sao cho có hiệu quả.
  • tổ chức nhân sự phù hợp cho đàm phán, Lập chương trình và thời gian biểu cho đàm phán.
  • Chuẩn bị tinh thần, thái độ đàm phán và lựa chọn nghệ thuật đàm phán phù hợp với từng đối tượng.

Ví dụ ở trong giai đoạn chuẩn bị, nếu ta sắp phải đàm phán với đoàn đối tác Nhật thì ta phải lựa chọn nghệ thuật đàm phán phù hợp với người Nhật.

Một số điều cần chú ý như khi làm ăn ở Nhật, người Nhật thường bắt đầu ngày làm việc bằng tiệc trà. Người nào có hân hạnh được mời dùng trà nên theo sự hướng dẫn của chủ nhân. Chỉ sau khi tiệc trà kết thúc, bạn mới nên bàn chuyện làm ăn.

Người Nhật rất coi trọng thư tín. Bạn cần đảm bảo xác định các giao dịch bằng giấy tờ. Trước khi lên đường bạn cần phải gửi lịch trình của mình và hỏi xem phía đối tác Nhật có đồng ý hay không. Dân tộc Nhật, cũng như nhiều dân tộc khác rất tôn trọng sự đúng giờ.

Hình ảnh có liên quan

2. Thảo luận

Pha thảo luận gồm các nội dung cơ bản sau.

  • Bố trí sắp xếp chỗ ngồi khi đàm phán
  • Tóm tắt lý do đàm phán, trao đổi ý đồ của nhau.
  • các bên đưa ra các vấn đề đàm phán cần trao đổi, xác định các mặt lợi ích khác nhau
  • Tìm hiểu ý đồ và mục tiêu của đối phương, xác định điều nào là quan trọng, điều nào có thể thương lượng được, điều nào không thể thương lương được
  • Xác định người có thực quyền trong đàm phán
  • Trình bày yêu cầu của mình cho đối phương hiểu trong phạm vi cho phép
  • Ghi lại ND và tiến trình đàm phán

3. Đề xuất

ND cơ bản của giai đoạn này bao gồm :

  • Đưa ra các đề xuất theo từng điều khoản, các đề xuất thường có liên quan với nhau và nhằm phục vụ cho mục tiêu chính, đề xuất cần có lập luận rõ rang, tránh tình trạng đề xuất vô căn cứ.
  • Xem xét các đề xuất của đối phương gắn chúng với đề xuất của mình, có thể chấp nhận từng phần đề xuất của đối phương nhưng không nên chấp nhận toàn bộ
  • Cần phải biết bảo vệ các đề xuất đầu tiên mà mình đưa ra , đồng thời báo hiệu cho đối phương biết khả năng tiếp tục thương lượng theo các điều khoản mà đối phương đề xuất .
  • Không nóng vội từ từ từng bước một trình bày các điều kiện và yêu cầu của mình .
  • Không bao giờ chấp nhận các điều khoản đem lại kết quả tồi hơn cho bản thân mình
  • Có thể xin phép tạm dừng cuộc đàm phán để hỏi ý kiến cấp trên để suy nghĩ và hội ý trong đoàn hoặc có thể hoãn cuộc đàm phán lại nếu thấy cần thiết,
  • Kêt hợp các đề xuất thuận lợi nhất cho mình để đi tới quyết định

4. Thoả thuận, thống nhất

Các bên đi đên thống nhát từng vấn đề cụ thể, trên cơ sở đề xuất kỹ lưỡng.

Chú ý các lập luận cần chặt chẽ, rõ rang mạch lạc để các bên hiểu nhau. Trong lập luận đảm bảo tính trực quan, tình nhịp điệu, càng về cuối, vấn đề càng gia tăng. Cần thường xuyên theo dõi trạng thái tâm lý của đối tác để phát hiện cách thức tiếp cận về mặt tâm lý, đạt mục tiêu đề ra. Giữa các giai đoạn có mối quan hệ khác nhau, trong đó giai đoạn chuẩn bị tạo nền tảng ban đầu, khảng định kết quả cuối cùng của đàm phán.

Có thể xảy ra một trong 2 trường hợp trong giai đoạn này.

– Nếu sau một quá trình đàm phán nhất định mà không đi đến các thỏa thuận thống nhất thì các bên có thể dừng cuộc đàm phán lại thay vào đó nên làm những việc sau

  • Nghỉ ngơi,
  • Đưa ra các quan điểm mới , cách tiếp cận mới.
  • Thay đổi trưởng đoàn hoặc cả đoàn đàm phán

– Nếu đạt được sự nhất trí về các điều khoản, đã đưa ra thì các bên phải cần lập hợp đồng. Những việc cần làm trong trường hợp này là

  • Chuẩn bị trước hợp đồng
  • Điều khoản nào đã nhất trí cần khẳng định lại trong hợp đồng
  • Soạn thảo HĐ với ND chính xác nhưng linh hoạt .
  • Khi nhượng bộ một yêu cầu nào đó cho đối phương thì phải đặt một yêu cầu khác cao hơn đối với họ
  • Ký kết hợp đông để đưa vào triển khai(hoàn thành các thủ tục có tính chất pháp lý